Văn phòng không chỉ là nơi làm việc của nhân viên công ty mà còn là bộ mặt của công ty khi có khách đến giao dịch. Từ trước đến nay, do thị trường bất động sản Việt Nam luôn trong tình trạng cung thiếu cầu thừa, thị trường do người cho thuê quyết định nên nhiều khi các công ty đi thuê không có nhiều sự lựa chọn.

Ảnh minh họa. Nguồn Internet

Với người cho thuê, nếu không công ty này không thuê thì sẽ có ngay công ty khác thuê ngay nên họ không cần phải lưu ý đến việc nâng cao dịch vụ (trừ các văn phòng hạng A). Đối với người đi thuê, khi thấy giá cả và vị trí phù hợp với nhu cầu của mình là quyết thuê, không tính đến các yếu tố dịch vụ khác vì tâm lý chung là “đi đâu cũng thế cả thôi”.

Tuy nhiên, hiện nay thị trường đã đảo chiều, đạt mức cân bằng giữa người cho thuê và người đi thuê, tương đồng với điều kiện như ở các nước phát triển trong khu vực và trên thế giới. Do vậy, người đi thuê sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn.

Đây là dịp để người đi thuê ở phân khúc trung bình (hạng B và hạng C) có thể xem xét đến các yếu tố dịch vụ khác ngoài giá cả và vị trí khi chọn thuê văn phòng cho mình. Có như vậy, các chủ tòa nhà mới để ý hơn đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đưa chất lượng văn phòng cho thuê hạng trung ở Việt Nam lên một bậc.

Sau đây là một số kinh nghiệm mà người đi thuê văn phòng hạng trung nên xem xét đến khi khảo sát thuê văn phòng (ngoài các yếu tố giá cả và vị trí):

- Thiết kế tiền sảnh tòa nhà:  Có thuận tiện không, có bị ùn tắc thường xuyên không, có sảnh để ô tô, taxi đỗ trả khách không. Nếu khách đến làm giao dịch, ô tô/taxi chưa kịp đỗ trả khách mà bảo vệ đã chạy ra đuổi xe hoặc xe bị công an thổi còi phạt vì đỗ sai phép thì sẽ gây tâm lý ức chế với khách hàng và có thể gây ảnh hưởng đến kết quả cuộc họp của khách với công ty bạn.

- Chỗ để xe:  Rất nhiều các tòa nhà hạng trung đều thiếu chỗ để xe. Vì vậy, bạn nên lưu ý chọn những tòa nhà có đầy đủ chỗ để xe cho nhân viên và khách đến giao dịch. Khỏi phải giải thích việc thiếu chỗ để xe sẽ làm mất thời gian thế nào với nhân viên và khách đến giao dịch ở công ty bạn.

- Hệ thống điều hòa trung tâm:  Thiết kế có đủ mát không, không khí lấy vào có trong lành không, vận hành điều hòa đã bao gồm trong tiền thuê và phí dịch vụ chưa.

Trên một số diễn đàn như webtretho hiện nay, mọi người đang truyền nhau “kinh nghiệm xương máu” về một tòa nhà lớn ở phố Lò Đúc, Hà Nội có hệ thống điều hòa trung tâm của khu văn phòng tỏa ra mùi rác hôi thối vì không khí mà hệ thống điều hòa trung tâm này lấy vào bị các họng rác của khu dân cư phía trên làm ô nhiễm. Tòa nhà này bị dân văn phòng ở đây đổi tên thành tòa nhà “kinh hoàng” từ đó.

Bạn thử tưởng tượng làm sao nhân viên và khách của công ty có thể làm việc trong một bầu không khí hôi thối như thế.

- Hệ thống thang máy:  Có khu thang máy riêng biệt cho khu vực văn phòng không hay phải dùng chung với khu dân cư. Có nhiều trường hợp thang máy không tách biệt rõ rang nên khi nhân viên văn phòng đi thang máy chung với dân cư thì bị dân cư dằn mặt. Bạn chắc chắn không muốn nhân viên và khách hàng của công ty bạn bị dằn mặt khi đi thang máy.

- Hệ thống cửa sổ: Có kín tuyệt đối không, nước mưa có chảy vào không, mùa đông gió có lùa vào không, có cửa kính 2 lớp không. Ví dụ, cũng tòa nhà “Kinh Hoàng” nói trên, theo kinh nghiệm của những người đã từng thuê ở đây, khi mưa to thì nước mưa tràn hết qua hệ thống cửa sổ làm hỏng toàn bộ máy tính, thảm trải sàn, bàn ghế, v.v.

Mùa đông thì gió lùa vào, rất rét. Bạn chắc chắn không muốn văn phòng mình bị như vậy. Ngoài tốn kém về vật chất, nhân viên của bạn còn bị ức chế tâm lý khi làm việc trong điều kiện như vậy.

Ảnh minh họa (nguồn Internet)

- Nhà vệ sinh:  Có ‘vệ sinh’ thật không hay nước chảy lõng bõng như nhà vệ sinh công cộng, trần nấm mốc đen xì, suốt ngày phải bóc đi làm lại. Trong một tòa nhà mà hệ thống nước bị rò rỉ, không khí sẽ bị ẩm mốc gây ảnh hưởng đến sức khỏe của những người trong tòa nhà. Ngoài ra, việc phải sửa chữa nhiều cũng làm cho tâm lý làm việc không được ổn định.

- Với những tòa nhà hỗn hợp  có dân cư ở trên khối văn phòng (rất nhiều tòa nhà ở Việt Nam có thiết kế như thế này): trước khi thuê bạn nên google cẩn thận xem chủ đầu tư có mâu thuẫn với dân cư tòa nhà không. Nếu có, bạn hãy tránh xa vì khi chủ đầu tư có mâu thuẫn với dân cư, có 2 rủi ro lớn khi bạn thuê văn phòng ở đây:

+/ Dân cư biểu tình phản đối chủ đầu tư ở sảnh ra vào, thậm chí chặn hết đường của các phương tiện giao thông khiến khách hàng không đến giao dịch được, việc kinh doanh của bạn bị ảnh hưởng.

+/ Các báo sẽ viết bài về mâu thuẫn này. Mâu thuẫn càng lớn, càng kéo dài, các báo càng viết nhiều. Bạn không muốn trụ sở công ty của mình suốt ngày được nêu tên tên trên những bài báo tiêu cực vì các đối tác và khách hàng khi đọc các bài báo này sẽ tự động đánh đồng công ty bạn với “tiêu cực” trong tiềm thức của họ. Đây là điều đã được các chuyên gia nghiên cứu tâm lý khẳng định.

- Danh tiếng của chủ đầu tư:  Lý do tương tự như trên, trước khi thuê văn phòng, bạn nên Google xem danh tiếng của chủ đầu tư thế nào. Nếu chủ đầu tư đã hoặc đang dính đến kiện tụng, trốn thuế, v.v. bạn nên tránh xa vì như vậy chứng tỏ họ không phải là đối tác tin tưởng.

- Tình hình tài chính của chủ đầu tư:  Bạn nên google xem tình hình tài chính của chủ đầu tư thế nào. Ví dụ, nếu chủ đầu tư tòa nhà mà bạn đang định thuê văn phòng đang đầu tư các dự án khác trong thời điểm này, rất có thể họ sẽ bị đọng vốn hoặc thua lỗ trong tương lai ngắn hạn, có nguy cơ bị ngân hàng tịch thu tài sản thế chấp hoặc phải bán tháo tài sản trả nợ.

Khi đó, có thể bạn sẽ phải dọn văn phòng đi chỗ khác. Tất nhiên bạn không thể chắc chắn 100% về tình hình tài chính của chủ đầu tư nhưng bạn nên cố gắng tránh các rủi ro có thể tiên lượng được.

- Hình thức đặt cọc: Hiện nay ở thị trường Việt Nam, rất nhiều các chủ tòa nhà thường yêu cầu đặt cọc 3 tháng phí thuê bằng tiền mặt. Tuy nhiên, đây là một điều rủi ro cho người đi thuê vì nếu chủ đầu tư phá sản hoặc bị ngân hàng phong tỏa tài sản, họ sẽ không thể trả lại 3 tháng tiền đặt cọc này.

Hoặc nếu họ cố tình vi phạm hợp đồng (yêu cầu bạn dọn đi trước thời hạn), bạn cũng gặp rủi ro không đòi được số tiền đặt cọc này. Do vậy, tốt nhất bạn nên thương lượng để giảm số tiền đặt cọc bằng tiền mặt đi (ở các nước phát triển khác, thông thường, tiền đặt cọc chỉ là 1 tháng phí thuê.).

Nếu không giảm được tiền đặt cọc bằng tiền mặt, bạn nên yêu cầu đặt cọc bằng phương thức mở bảo lãnh ngân hàng hoặc mở tài khoản phong tỏa. Đây là hình thức tiên tiến nên áp dụng phổ biến vì tiền của bạn thay vì nằm trong tay chủ đầu tư sẽ nằm ở một chỗ an toàn hơn là ngân hàng.

Nếu người đi thuê không trả tiền thuê hoặc vi phạm hợp đồng, chủ đầu tư hoàn toàn có thể đến ngân hàng để được yêu cầu thành toán theo hợp đồng.

Trên đây là một số kinh nghiệm cho người đi thuê các văn phòng hạng trung. Hy vọng các bạn sẽ thuê được văn phòng như ý và hợp túi tiền của mình.

(Theo GDVN)