Văn phòng thông minh là gì?

Có rất nhiều điều kiện ảnh hưởng đến năng suất làm việc, nhưng nhìn chung, các động lực ảnh hưởng đến năng suất làm việc bao gồm năng lực lãnh đạo và năng lực quản lý, tạo ra nền văn hóa hiệu quả công việc, khuyến khích đổi mới và sử dụng công nghệ mới, đầu tư vào con người và kỹ năng làm việc, công tác tổ chức, tạo nên mạng lưới và hợp tác làm việc. Tuy nhiên, yếu tố có ảnh hưởng không kém phần quan trọng là thiết kế sáng tạo nơi làm việc. Không gian làm việc sẽ đóng góp phần lớn nâng cao hiệu quả công việc.

Thách thức luôn đặt ra cho các nhà thiết kế nhằm tạo ra một không gian làm việc năng động và hiệu quả. Thiết kế khu làm việc sao cho người sử dụng có thể thực hiện tốt vai trò của mình, vừa hiệu quả công việc, vừa tạo điều kiện cho phong trào vận động phù hợp tại công sở để mang lại điều tốt lành cho sức khỏe là điều vô cùng quan trọng.

Trong một cuộc khảo sát tại Úc cho thấy, đồ nội thất và trang trí nội thất được liệt kê là yếu tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến hiệu suất làm việc. Xét về tầm quan trọng, không gian văn phòng đứng hàng thứ hai trong các yếu tố, việc sắp xếp văn phòng nghèo nàn và không hợp lý sẽ lãng phí không gian và thời gian làm việc, dẫn đến làm việc không hiệu quả.

Vì vậy, các kiến trúc sư thiết kế nội thất văn phòng cần đặc biệt quan tâm đến vấn đề này. Các yếu tố của một không gian làm việc năng động, khuyến khích phong trào làm việc hiệu quả bao gồm hành lang, cầu thang, dự phòng y tế, xử lý tiếng ồn, tái sử dụng, tầm nhìn, ánh sáng tự nhiên, thiết kế di chuyển….

Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc cung cấp những dịch nêu trên, dù có cao cấp đến mấy, thì đó vẫn chưa được gọi là một văn phòng thông minh. Văn phòng thông minh (Smart Office) là nơi làm việc kỹ thuật số, trong đó công nghệ được sử dụng để làm cho môi trường làm việc vật lý trở nên thông minh hơn và thích nghi với quy trình làm việc của công ty.

Smart Office sẽ là một văn phòng công nghệ cao tận dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình và công việc hàng ngày để thực sự tối ưu hóa cách chúng ta làm việc. Các văn phòng thông minh sẽ tăng năng suất và hiệu quả công việc bằng cách giải phóng thời gian của nhân viên để giải quyết các công việc thực sự - những việc mà công nghệ không thể làm được.

Bản thân khái niệm Smart Office đã tồn tại từ rất lâu, nhưng chỉ đến khi các công nghệ mới bùng nổ như điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI)…, thì các Smart Office, hay tòa nhà thông minh mới trở nên hiện thực hóa và phát triển nhanh chóng.

Xu hướng Smart Office

Công ty Nghiên cứu Gartner có trụ sở tại TP. Stamford (bang Connecticut, Mỹ) dự đoán, những tòa nhà thương mại sẽ có hơn 500 triệu "đồ vật kết nối". Yếu tố quan trọng nhất là cải thiện hiệu quả năng lượng - hiện nay những tòa nhà như thế chiếm đến 40% mức tiêu thụ năng lượng trên thế giới.

Bằng cách tích hợp hàng trăm thiết bị cảm biến vào những bức tường, trần phòng hay thậm chí bóng đèn, chúng sẽ giúp cho văn phòng kết nối thường xuyên với mạng công ty và Internet. Nhiều văn phòng thông minh trên thế giới hiện nay cho phép đội ngũ nhân viên có thể kiểm soát ánh sáng, nhiệt độ và những bức màn che cửa sổ thông qua một ứng dụng smartphone.

Trong khi đó, nhiều tòa nhà đang trải nghiệm những chiếc bàn làm việc thông minh với những bộ cảm biến tích hợp kết nối với ứng dụng smartphone cho phép nhân viên kiểm soát nhiệt độ và ánh sáng. Các hệ thống quản lý tòa nhà thông minh là giải pháp tiết kiệm năng lượng cực kỳ hiệu quả - ước tính tiết kiệm 20 - 50% điện năng.

Đội ngũ của Carlo Ratti, lãnh đạo phòng thí nghiệm Senseable Cities thuộc Viện Công nghệ Masachusetts (MIT) của Mỹ đang nghiên cứu dự án tính toán số lượng người sống trong một tòa nhà và điều chỉnh nhiệt độ cũng như ánh sáng cho phù hợp - với tính năng "off" tự động trong một tòa nhà không có người ở, tương tự như chế độ "standby" của máy tính khi không được sử dụng. Carlo Ratti cũng tập trung xử lý các hệ thống điều hòa nhiệt độ phòng, nhằm cung cấp chế độ khí hậu chính xác cho từng người với tính năng "theo dõi chuyển động" cực kỳ hiện đại. Theo nghiên cứu năm 2015 từ một nhóm nhà khoa học Hà Lan, phụ nữ thường cảm thấy thoải mái với môi trường ít lạnh hơn so với nam giới.

Một ví dụ khác có thể kể đến như tòa nhà văn phòng The Edge của Công ty OVG. Nơi đây, theo như mô tả có cà phê ngon, nhiều ánh sáng tự nhiên - không có bàn nào cách xa cửa sổ - và phòng tập gym không chỉ để cho nhân viên luyện tập thể hình, mà còn góp phần tích hợp công nghệ cho phép cung cấp năng lượng cho văn phòng làm việc. Tòa nhà cũng có nhà vệ sinh sử dụng nước mưa, cũng như một robot an ninh kiểm soát sự hiện diện của người lang thang một cách đáng ngờ trong đêm.

Ngoài ra, tòa nhà còn được trang bị một loạt công nghệ thông minh, giúp nó trở nên bền vững hơn. Đó là lý do tòa nhà được tặng danh hiệu xanh nhất thế giới. Tòa nhà, với khách hàng thuê chính là Công ty Tư vấn Deloitte, quảng cáo thiết kế những trần phòng "thông minh" được tích hợp 28.000 bộ cảm biến đo nhiệt độ, ánh sáng, chuyển động và độ ẩm trong không gian phòng.

Ngoài ra, trên mái nhà có lắp đặt hệ thống panel cung cấp điện mặt trời cho tòa nhà. Trong khi nước mưa được hứng qua hệ thống máng xối để dùng cho nhà vệ sinh, giúp tiết kiệm nước đáng kể.

The Edge cũng khuyến khích nhân viên sử dụng phương tiện đi lại thân thiện với môi trường với không gian rộng lớn dành cho xe đạp và bên trong bãi đỗ xe tầng hầm còn có một bức tường được thiết kế dành riêng cho ôtô điện nạp điện. Tòa nhà được sưởi ấm hay làm mát thông qua hệ thống trữ nhiệt đặc biệt. Khí nóng được giữ trong các giếng nước vào mùa Hè để giúp sưởi ấm toà nhà vào mùa Đông.

Tuy nhiên, văn phòng thông minh cũng có những điều khiến nhiều người lo lắng, bởi để phục vụ tốt hơn, thì các công nghệ thông minh sẽ bắt buộc phải thu thập dữ liệu của người sử dụng. Điều này có thể khiến một tòa nhà gặp rắc rối nếu không đảm bảo tính bảo mật, cũng như các dữ liệu bí mật của công ty.

Đó cũng là lý do khiến nhiều công ty tại Việt Nam hiện nay vẫn chưa chủ động thực hiện triển khai các công nghệ 4.0. Riêng trong quý I/2018, trên 9 triệu lượt địa chỉ IP của Việt Nam nằm trong các mạng máy tính ma, khoảng 1.400 cuộc tấn công mạng vào các hệ thống thông tin. Trước đó, tháng 12/2017, đã xảy ra vụ lọt dữ liệu liên quan đến các địa chỉ thư điện tử, trong đó có gần 1.100 địa chỉ thư điện tử có tên miền ".gov.vn" và hơn 800 địa chỉ thư điện tử của các ngân hàng...

Hay câu chuyện Việt Nam có 427.446 tài khoản Facebook cá nhân bị lộ thông tin, đứng thứ 9 trong bảng xếp hạng Top 10 quốc gia lộ thông tin nhiều nhất từ Facebook, là những con số cần được xem xét, nhất là hầu hết các thiết bị smarthome hiện nay có thể kết nối với internet.